社内マニュアルは存在していても、必要な答えがすぐ見つかるとは限りません。本文、別紙、注意事項に条件が分かれていたり、古い版が共有フォルダに残っていたりするためです。
NotebookLMで資料を読むときも、最初に必要なのは質問の工夫より、読む対象の整理です。Googleの公式案内では、追加した資料に基づく回答と、その根拠を確認するための引用機能が説明されています。本稿では、資料を参照しながら質問する使い方に絞ります。Google公式ヘルプ
最初は一つの業務に絞る
最初から社内文書を全部入れるより、出張申請や備品購入など、一つの手続きで試すと確認しやすくなります。所属組織で利用を認められたアカウントと資料を使いましょう。
資料には、タイトル、適用対象、改訂日が分かる名前を付けます。現行版を確認する目的なら、旧版を混ぜないほうが単純です。新旧を比較したい場合は、比較用として分けて扱います。
「要約して」より、実際の困りごとを聞く
手順を知りたいなら、担当者が直面する形で質問します。
国内出張の申請について、申請者が行う作業を順番に示してください。提出先、必要書類、期限を分け、それぞれの根拠を引用してください。資料に書かれていない項目は「記載なし」としてください。
これなら、回答のどこを確認すべきかが見えます。「申請の概要」だけを読むより、抜けている情報にも気付きやすくなります。
引用は、前後の条件まで読む
回答に引用が付いていたら、その箇所を開きます。引用された一文だけでなく、見出し、前後の段落、表の注記も確認してください。
たとえば「事前申請が必要」という本文の近くに、緊急時の例外が書かれているかもしれません。対象が社員だけなのか、外部スタッフも含むのかで、適用できる範囲も変わります。
引用があることと、今回の状況に正しく当てはまることは別です。
資料にない質問も試してみる
動作を確かめるときは、答えが書かれた質問だけでなく、書かれていない質問も用意します。
私物の機器を業務に使った場合の補償について、資料に規定はありますか。似た制度から推測せず、該当箇所がなければ見つからないと回答してください。
期待するのは、何でも答えることではありません。根拠がないときに、その状態を確認できることです。最終判断が必要なら、資料の管理担当者へ確認します。
新旧の違いは、条件ごとに比較する
改訂内容を確認するなら、「変更点を教えて」だけでなく、比較したい項目を指定します。
旧版と現行版について、申請期限、承認者、必要書類を比較してください。変更前、変更後、根拠の箇所を示してください。表現だけの変更と、手順が変わる変更を分けてください。
文章が変わったからといって、運用も変わったとは限りません。逆に、短い注記の追加が作業を変えることもあります。
回答を、そのまま新しい規則にしない
便利な回答を共有するときは、参照した版と確認先を添えます。元のマニュアルが更新された場合は、ノートブック側でも現行資料を参照しているか確認しましょう。
社内で使う確認メモは、次の四項目で十分です。
- 質問した内容
- 回答の要点
- 根拠となる資料と箇所
- 担当者への確認が必要な点
NotebookLMを使う目的は、マニュアルを読まなくすることではありません。必要な箇所へたどり着き、条件を確かめる時間を短くすることです。
オリジナル記事、著者：AIの番人，転載の際には、出典を明記してください：https://nipponai.jp/article/notebooklm%e3%81%a7%e7%a4%be%e5%86%85%e3%83%9e%e3%83%8b%e3%83%a5%e3%82%a2%e3%83%ab%e3%82%92%e8%aa%ad%e3%81%bf%e8%a7%a3%e3%81%8f%ef%bc%9a%e8%b3%aa%e5%95%8f%e3%81%ae%e4%bd%9c%e3%82%8a%e6%96%b9%e3%81%a8/
