ChatGPTを仕事に使うとき、最初から業務全体を任せる必要はありません。メールの下書きや会議メモの整理など、自分で正誤を確認できる小さな作業から始めると、使いどころが見えてきます。本稿では五つの場面を例に、入力する情報と確認するポイントを整理します。
1．メールは「相手・目的・確定事項」を渡す
「丁寧なメールを書いて」だけでは、必要な条件が抜けたり、不要な説明が増えたりします。相手との関係、依頼したいこと、決まっている日付を分けて伝えましょう。以下は架空の依頼例です。
既存の取引先に打ち合わせ候補日の確認メールを書いてください。候補は10月7日と9日の午後、所要時間は30分です。目的は次回納品の確認です。未確定の納期や価格は追加せず、件名と本文を示してください。
送る前に固有名詞、日時、相手への約束を原情報と照合します。自然な文章であっても、そのまま送ってよいとは限りません。
2．会議メモから決定と保留を分ける
メモを渡して「要約して」と頼むより、「決定事項、未決事項、次の作業に分け、担当者が不明なら不明と書く」と指定したほうが、後から使いやすい形になります。誰かの提案を決定事項として扱っていないか、特に確認してください。
3．資料を読む前の見取り図をつくる
ChatGPTには文書や表をアップロードして扱う機能があります。利用できる形式や上限はプランなどで異なるため、画面と公式案内を確認します。「この資料の論点を五つ挙げ、確認すべき箇所を示して」と依頼すると、読む順序を考える補助になります。原文にない説明を補っていないかは、資料に戻って確認します。
4．表計算は定義を先に決める
売上の表なら、税込か税抜か、返品を含むか、集計期間はどこまでかを先に伝えます。結果だけでなく計算式や集計条件も出してもらい、数行を手計算で照合しましょう。空欄をゼロ扱いすると結果が変わる場合もあります。
5．文章の修正は目的を一つに絞る
「よくして」では修正の基準が曖昧です。「内容と数値を変えずに短くする」「専門語だけ説明を足す」など、今回直したい点を限定します。見出し案を三つ作る用途も、最終判断を自分で行いやすい作業です。
一週間試して、確認の手間まで記録する
同じ種類の作業を数件試し、入力、生成、修正、確認にかかった時間を記録します。生成が速くても、確認が増えれば全体では効率化になりません。顧客情報や社内文書は、所属組織の利用ルールを確かめ、必要に応じて匿名化してから使ってください。
最初の目標は「全部任せること」ではなく、確かめやすい作業を一つ、安定して短くすることです。
機能の参考：OpenAI：ChatGPT Capabilities Overview、File Uploads FAQ。
オリジナル記事、著者：AIの番人，転載の際には、出典を明記してください：https://nipponai.jp/article/chatgpt%e3%81%a7%e4%bd%95%e3%81%8c%e3%81%a7%e3%81%8d%e3%82%8b%ef%bc%9f%e4%bb%95%e4%ba%8b%e3%81%a7%e4%bd%bf%e3%81%865%e3%81%a4%e3%81%ae%e5%a0%b4%e9%9d%a2%e3%81%a8%e5%a7%8b%e3%82%81%e6%96%b9/
